Jednym z celów nowelizacji PZP było zmniejszenie obciążeń administracyjnych po stronie wykonawców, w tym ograniczenie liczby dokumentów, które muszą oni gromadzić na potrzeby  postępowania już na etapie składania  oferty. Obecnie można wyróżnić 3 główne etapy składania dokumentów i oświadczeń w postępowaniu przez wykonawców, przy czym ostatni –  najważniejszy –  dotyczy zasadniczo tylko wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona. Wykonawcy, co do zasady, zyskali więc na czasie przez swoiste „odroczenie” obowiązków administracyjnych.

W obecnym stanie prawnym można wyróżnić 3 grupy dokumentów i oświadczeń składanych przez wykonawców w postępowaniu na 3 różnych etapach:

  1. Składane wraz z ofertą;
  2. Składane po otwarciu ofert;
  3. Składane po ocenie ofert (dotyczy tylko tego wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona).

Na pierwszym etapie postępowania tj. wraz z ofertą, wykonawcy składają wstępne oświadczenie na potwierdzenie tego, że spełniają warunki udziału w  postępowaniu oraz nie podlegają wykluczeniu:

  • formularz JEDZ dotyczący wykonawcy lub każdego z wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie postępowania,
  • formularz JEDZ dotyczący podmiotów, na których zdolnościach lub sytuacji wykonawca polega na zasadzie art. 22a ust. 1 PZP (tzw. potocznie „podmioty trzecie”),
  • formularz JEDZ dotyczący podwykonawców, którym wykonawca zamierza powierzyć wykonanie części zamówienia (o ile zamawiający tego zażądał).

Dodatkowo wykonawca, który powołuje się na zasoby podmiotów trzecich wraz z ofertą składa również dowód na to, że – realizując zamówienie – będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów (art. 22a ust. 2 PZP).

Poza tym do oferty dołącza się także inne wymagane dokumenty, takie jak dowód wniesienia wadium oraz pełnomocnictwo do reprezentowania wykonawcy (jeśli wykonawca działa przez pełnomocnika).

Drugi etap składania dokumentów ma miejsce 3 dni od otwarcia ofert. W tym terminie wykonawca przekazuje zamawiającemu oświadczenie o przynależności lub braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, co inny wykonawca, który złożył w postępowaniu ofertę/ofertę częściową oraz –  ewentualnie – dowody na to, że powiązania z innym wykonawcą nie prowadzą do zakłócenia konkurencji w postępowaniu.

Trzeci etap ma miejsce już po ocenie ofert i dotyczy tylko tego wykonawcy, którego oferta została oceniona najwyżej. Wykonawca ten, na wezwanie zamawiającego, we wskazanym przez niego  terminie nie krótszym niż 10 dni, ma obowiązek złożenia dokumentów i oświadczeń potwierdzających 3 grupy okoliczności, a mianowicie, że:

  1. spełnia warunki udziału w postępowaniu,
  2. brak jest wobec niego podstaw do wykluczenia,
  3. oferowane przez niego dostawy, usługi czy roboty budowlane spełniają wymagania określone przez zamawiającego.

Wymóg ten sprowadza się do złożenia dokumentów i oświadczeń, których zamawiający może żądać od wykonawców, a które zostały wskazane w nowym Rozporządzeniu Dokumentowym.

Można jeszcze wyróżnić 4, pośredni etap składania dokumentów w postępowaniu. Na podstawie art. 26 ust. 2f PZP zamawiający na każdym etapie postępowania może wzywać wykonawców do złożenia wszystkich lub niektórych oświadczeń lub dokumentów potwierdzających, że nie podlegają wykluczeniu oraz spełniają warunki udziału w postępowaniu – pod warunkiem, że jest to niezbędne do zapewnienia odpowiedniego przebiegu postępowania o udzielenie zamówienia.

Tym samym zamawiający dysponuje narzędziem, które w oczywisty sposób może zniweczyć cel ustawodawcy, jakim jest zmniejszenie obciążeń administracyjnych dla ubiegających się o udzielenie zamówienia. Korzystając z niego, zamawiający wymusi na wszystkich wykonawcach konieczność zgromadzenia odpowiednich dokumentów zanim jeszcze ich oferta zostanie najwyżej oceniona. Dlatego też wydaje się, że z prawa tego zamawiający powinni korzystać tylko wtedy, gdy faktycznie będzie to niezbędne –  w wyjątkowych okolicznościach. W przeciwnym razie sposób prowadzenia postępowania niewiele będzie się różnił od tego obowiązującego poprzednio, a wykonawcy, chcąc zadośćuczynić ewentualnemu wezwaniu zamawiającego do wcześniejszego przedłożenia dokumentacji, będą ją gromadzić przed składaniem ofert, tak jak dotychczas.  Przepisy nie wskazują bowiem terminu, w którym zamawiający będzie mógł wymagać złożenia takich dokumentów od wykonawcy, co może prowadzić do pewnej dowolności w tym zakresie i wyznaczania terminów, które dotrzymanie  z różnych przyczyn faktycznych czy prawnych może okazać się problematyczne.

Należy zwrócić uwagę na to, że uprawnienie zamawiającego do wzywania wykonawców do składania dokumentów i oświadczeń na każdym etapie postępowania przysługuje tylko w odniesieniu  do dokumentów i oświadczeń, które potwierdzają spełnianie warunków udziału w postępowaniu oraz brak podstaw do wykluczenia. Tym samym prawo to nie odnosi się bezpośrednio do tych dokumentów i oświadczeń, które mają na celu potwierdzić spełnianie przez oferowany przedmiot wymagań zamawiającego (dotyczy to m.in. próbek, opisów, fotografii, planów i innych wskazanych w § 13 Rozporządzenia). W konsekwencji wydaje się, że tego rodzaju dokumentów zamawiający będzie mógł wymagać wyłącznie na końcowym etapie postępowania i tylko od wykonawcy, którego oferta została oceniona najwyżej.

Podsumowując, ustawodawca zamiast dotychczasowego jednego, głównego etapu składania dokumentacji w postępowaniu wyróżnia co najmniej 3 różne. O ile więc liczba dokumentów i oświadczeń kolekcjonowanych przez wykonawców  celem złożenia oferty w postępowaniu ulegnie zapewne zmniejszeniu, o tyle wykonawcy będą musieli wykazać się większą czujnością w celu dotrzymania większej liczby terminów ich składania oraz zaspokojenia ewentualnego prawa zamawiającego do żądania ich jeszcze przed dokonaniem oceny ofert.