18 kwietnia 2019 r. weszły w życie przepisy ustawy z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (Dz. U. poz. 2191) (dalej „Uefzp”), które obligują zamawiających do odbierania od wykonawców ustrukturyzowanych faktur elektronicznych przesyłanych za pośrednictwem specjalnej platformy. Również w przypadku zamówień, których wartość nie przekracza równowartości 30 000 euro, zamawiający będzie zobowiązany przyjmować ustrukturyzowane faktury elektroniczne od dnia 1 sierpnia 2019 r. (zgodnie z art. 12 ust. 1 Uefzp).

Czym właściwie jest ustrukturyzowana faktura elektroniczna i jakie cele przyświecały ustawodawcy przy uchwalaniu przepisów Uefzp?

„Zwykła” faktura elektroniczna a ustrukturyzowana faktura elektroniczna

Ustrukturyzowana faktura elektroniczna to faktura zawierająca określone przepisami informacje, formę i zapisywana jest w odpowiednim formacie tj. formacie xml, który pozwala na zautomatyzowane odczytywanie i przetwarzanie danych w niej zawartych.

Należy zwrócić uwagę, że przed wejściem w życie Uefzp w obrocie gospodarczym już funkcjonowała i nadal funkcjonuje tzw. faktura elektroniczna tj. wystawiona i otrzymana w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym (zgodnie z definicją zawartą w art. 2 pkt 32 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 2174 z późn. zm.). Jakkolwiek ustawodawca pozostawił swobodę w wyborze formatu „zwykłej” faktury elektronicznej, to w praktyce jednak najbardziej powszechne stało się przesyłanie faktur elektronicznych w formacie pdf. Odczytanie danych zamieszczonych na takiej fakturze częściowo jest możliwe przy użyciu narzędzi automatyzujących ten proces tj. programów finansowo-księgowych. Metody te z uwagi na brak jednolitego wzorca „zwykłej” faktury elektronicznej nie są jednak w pełni skuteczne, a samo wprowadzenie danych z faktury do takiego narzędzia nadal wymaga dodatkowej weryfikacji przez człowieka.

W świetle nowych regulacji Uefzp, na dotychczasowe bolączki związane z obiegiem dokumentów w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym antidotum stanowić ma elektroniczna ustrukturyzowana faktura.

Przyczyny wprowadzenia ustrukturyzowanej faktury elektronicznej

Podstawowym celem uchwalenia Uefzp była implementacja do polskiego porządku prawnego przepisów Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/55/UE z dnia 16 kwietnia 2014 r. w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych (Dz. U. UE. L. z 2014 r. Nr 133, str. 1), („Dyrektywa”). Zgodnie z preambułą Dyrektywa zmierza do usunięcia lub ograniczenia przeszkód dla handlu transgranicznego wynikających ze współistnienia wielu wymogów prawnych i norm technicznych dotyczących fakturowania elektronicznego oraz braku ich interoperacyjności.

Pomimo że nadal posługiwanie się ustrukturyzowaną fakturą elektroniczną nie jest obowiązkiem uczestników obrotu gospodarczego, to nałożenie na zamawiających w przypadku zamówień publicznych obowiązku przyjmowania tego rodzaju dokumentów może przyczynić się do wzrostu popularności ustrukturyzowanego obiegu dokumentów w ogóle. Wydaje się również, że dzięki nowo obowiązującym regulacjom możliwa będzie pełniejsza realizacja celów elektronizacji zamówień publicznych. Wynika to z faktu, że odtąd nie tylko procedura udzielenia zamówienia zostanie przeprowadzona przy użyciu środków komunikacji elektronicznej – jak zakłada elektronizacja postępowań o udzielenie zamówienia – ale także etap realizacji i rozliczenia umowy zawartej w tym trybie.

Pozytywnie należy z pewnością ocenić również inne aspekty związane z wprowadzeniem ustrukturyzowanej faktury elektronicznej w zamówieniach publicznych. Należy do nich zaliczyć przyczynienie się ustrukturyzowanego obiegu dokumentów do:

  • ograniczenia wstrzymywania płatności i liczby błędnych oraz fałszywych faktur w obiegu,
  • łatwiejszego archiwizowania dokumentów oraz
  • oszczędności czasu i kosztów związanych z wystawianiem i przetwarzaniem informacji zawartych na fakturze.

Nie ulega zatem wątpliwości, że regulacje Uefzp niosą za sobą wiele korzyści zarówno dla wystawcy faktury (wykonawcy), jak i jej odbiorcy (zamawiającego).

Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF)

Wraz z wejściem w życie przepisów Uefzp została udostępniona bezpłatna Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF) – narzędzie służące do przekazywania i odbierania ustrukturyzowanych faktur oraz innych dokumentów wymienianych między wykonawcą a zamawiającym.

Co istotne, wykorzystując PEF, elektroniczny dokument można przygotować, sprawdzić jego kompletność i poprawność oraz przesłać lub odebrać jako dokument ustrukturyzowany, a zatem umożliwiający jego automatyczny odczyt i przetwarzanie.

Zgodnie z przepisami Uefzp za funkcjonowanie PEF odpowiedzialny jest minister właściwy ds. gospodarki – obecnie zatem Minister Przedsiębiorczości i Technologii.

Lista elektronicznych dokumentów ustrukturyzowanych

W kontekście funkcjonalności PEF, należy jeszcze zwrócić uwagę na fakt, że 24 maja br., a zatem po ponad miesiącu od wejścia w życie przepisów Uefzp, weszły również w życie przepisy Rozporządzenia Ministra Przedsiębiorczości i Technologii z dnia 25 kwietnia 2019 r. w sprawie listy innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych, które mogą być przesyłane za pośrednictwem platformy elektronicznego fakturowania służącej do przesyłania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych (Dz. U. poz. 856).

Co znamienne, w Rozporządzeniu określono listę także innych – aniżeli ustrukturyzowana faktura elektroniczna – ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych związanych z realizacją zamówień publicznych, koncesji na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwa publiczno-prywatnego, które mogą być przesyłane za pośrednictwem PEF. Należą do nich:

  1. zlecenie dostawy (zamówienie);
  2. awizo dostawy;
  3. potwierdzenie odbioru;
  4. faktura korygująca;
  5. nota księgowa.

Powyższe zmiany prowadzą do wniosku, iż automatyzacja obiegu dokumentów wytwarzanych w wyniku realizacji umowy jest procesem postępującym, co będzie miało pozytywny wpływ na usprawnienie obiegu dokumentów i samego rozliczania umów w sprawie zamówienia publicznego, koncesji na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwa publiczno-prywatnego.

Należy jednocześnie mieć nadzieję, że wykonawcy chętnie skorzystają z możliwości ustrukturyzowanego obiegu dokumentów. To bowiem głównie ich nastawienie do tego sposobu rozliczeń będzie rzutować na wzrost rozwoju elektronicznego fakturowania w zamówieniach publicznych – a w dalszej kolejności – stanowić zachętę do stosowania ustrukturyzowanego obiegu dokumentów w ogóle.

***

Zachęcamy do zapoznania się z funkcjonalnościami PEF pod adresem: https://efaktura.gov.pl/